在數字化時代，隨著科技的快速發展，電子化管理逐漸成為各行各業的共同選擇。電子發票是現代企業不可或缺的一環，既可以提高工作效率，也為企業帶來效益。

一、電子發票基本概念

電子發票是指紙質發票的電子版，是一種以電子數據形式保存的發票文件，具有法律效力。

二、辦理電子發票的流程

1.申請數字證書。

數字證書是一種數字安全身份標識，保證了電子發票的真實合法性。企業在申請數字證書時要在相關平臺進行身份認證。

2.下載電子發票開票軟件。

企業辦理電子發票需要先下載開票軟件，常見的開票軟件有58速覽、開票易等。下載好開票軟件后，企業需要進行相關的設置，包括與企業財務系統的連接設置等。

3.開具電子發票。

開票軟件設置好后，企業需要填寫電子發票信息，包括發票所有人、商品名稱、數量、金額等信息開具電子發票。開具完成后，電子發票將以XML格式發送至稅務機關存儲。

4.發送電子發票至客戶。

開具完成的電子發票需要及時發送給客戶或財務部門。如果客戶沒有辦法接收電子發票，企業可以開具紙質發票，并在紙質發票上注明已經開具了電子發票。

5.保存電子發票。

根據國家規定，企業需要保存已開立的電子發票信息，具體保存時間的規定為：金稅工程實現前（2005年以前）的電子發票要保存五年，金稅工程實現后（2005年以后）的電子發票需要保存十五年。

6.處理異常情況。

在實際操作中，由于各種原因，可能會出現格式不符或信息不夠完善等異常情況。此時，企業需要對出現的問題及時處理。一旦處理不妥，就會對企業產生不利影響。